ISO コラム

遠隔(リモート)監査・審査のポイント

新型コロナウイルス感染拡大により、現地訪問ができないため代替法として遠隔監査(審査)が活用されています。遠隔監査(審査)を上手く活用するためのポイントをまとめました。 

1.遠隔監査(審査)の利点
  ・交通の便がかなり悪いサイト、少人数のサイトに行かなくても監査(審査)ができる
  ・緊急事態宣言などのアクセス制限時の監査(審査)に対応できる
  ・内部監査を効率的に計画し、実施できる
  ・一度に大勢の関係者が監査(審査)に参加でき、モニターもできる。

2.遠隔監査(審査)で利用できるツール
  ・テレビ/Web会議システム(Zoom、MS Teams 他) 
  ・PC、携帯電話、タブレットなど
  ・静止画(写真)、電話、LINEなど

3.事前準備
  ① 従前の監査(審査)同様に監査で活用する資料を電子、紙媒体で電子化(PDF化等)しておく。
  ② 監査(審査)日に先立ち、どの通信手段を使用するかを決定する。事前に通信テストを行う。
    ZoomやMS Teams を使用するのであれば、資料が共有して見ることができるかを確認しておく。
  ③ オペレーションなどを現場でみることができるかを確認する。 
    (携帯にZOOM等のアプリをインストールし、カメラやWebカメラでどの程度現場を投影できるか。)
  ④ 通信の状態を確認する。音飛び、画像の乱れ、マイクON OFF、 画像ON OFF を繰り返し確認しておく。 
  ⑤ 通信テストとは別に、次のことを監査(審査)チームと受審組織で共有しておく。
    ・監査(審査)の目的
    ・マネジメントシステムの運用状況を確認するために何をサンプリングするか。
  ⑥ 利用するツール以外でのバックアップツールを確認しておく。

4.実施において
  ① 可能であれば、監査(審査)を受ける人にアシスタント(ツールを操作する人)を設ける。 
  ② 可能であれば有線LANを使用する。無線LANを利用する場合は、2チャンネル以上使い分けられるように準備しておく。
  ③ 会話をする人以外は、マイクを切る。
   (多数の相手に全て発言が聞こえてしまうので、ご用心) 
  ④ 必要ないときは、ビデオ画面をきる。
   (コミュニケーションを取りやすくするため、オープニングや自己紹介などではONにしましょう)

5.考慮しておきたいこと
  審査の基本は、やはり現場確認(三現主義)です。
  遠隔では確認できなかった場所など、次回監査(審査)で重点的に行う・追加するなどの調整は必要です。